Процессное управление — это современный метод менеджмента, основанный на мысли о том, что деятельность любой компании является системой бизнес-процессов. Для оптимизации этих процессов и повышения эффективности организации используются специальные программные инструменты. BPM (Business Process Management) – это другое название этого подхода.

Применение такого подхода к бизнесу может принести ощутимую пользу. Например, оптимизация бизнес-процессов способна повысить качество продукции или услуг, ускорить их производство, уменьшить затраты, сделать управление бизнесом более эффективным.

Конкретный пример использования BPM в бизнесе – внедрение программного продукта для автоматизации бизнес-процессов в организации, например, для управления проектами или для систематизации производственной деятельности. Такой инструмент поможет оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы компании и, как следствие, увеличить ее прибыль.

Концепция BPM (Business Process Management) была создана в 80-е годы XX века, и ее основной целью было упрощение управления предприятиями и улучшение качества продукта. Процессный подход к управлению представляет работу компании как комплекс бизнес-процессов, которые in идеале должны увеличивать ценность производимого продукта для потребителя.

Одной из целей процессного подхода является наладка горизонтальных взаимодействий и уменьшение количества вертикальных связей. В традиционной функциональной модели задачи направляются от начальников к подчиненным, и, пока поручение доходит до линейного менеджера, теряется много времени. В процессном управлении прямое взаимодействие между сотрудниками позволяет избежать этой проблемы.

Еще одной целью процессного подхода является четкое определение зон ответственности, которое позволяет избежать срыва сроков, снижения качества и недовольства клиентов. В рамках BPM-модели каждый процесс полностью отвечает один человек, хотя в исполнении участвуют многие.

Еще одним преимуществом процессного подхода является устранение конфликта между подразделениями. Разным отделам компании больше не придется конкурировать между собой: они будут стремиться к одному и тому же — привести процесс к ожидаемому результату.

Кроме того, BPM-процессы имеют ряд важных характеристик — снижение издержек, рост производительности и рентабельности, стабильность и предсказуемость результатов, их соответствие стандартам качества, наведение порядка в бизнес-процессах, упрощенный анализ и гибкость управления.

Однако для обеспечения эффективности процессный подход должен соответствовать нескольким ключевым характеристикам. Если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, об эффективности не может быть речи. Основными свойствами бизнес-процессов, которые относятся к этим условиям, являются их понятность, четкая структура, определенная зона ответственности, управление качеством и гибкость.

Переформулированный текст:

Термин "вход" относится к любому объекту, который нуждается в изменениях в результате процесса. В качестве такого объекта могут выступать различные элементы, такие как документы, данные, финансы, материалы. Важно понимать, что объект не обязательно является материальным. Например, факт подачи заявки клиентом также может считаться входом в процесс.

Завершение процесса. Как и в начале, выход может представлять собой физический объект или абстрактное понятие (например, подтверждение получения заказа от клиента). В некоторых случаях выход одного процесса может стать входом для другого.

Переработка ресурсов

Для осуществления процесса, который преобразует входные данные в результат, понадобятся несколько необходимых ресурсов. Среди них можно выделить сотрудников, необходимое оборудование, финансы, документацию, программное обеспечение и многое другое. Однако материальные ресурсы могут быть израсходованы в процессе, но не могут измениться.

Показатели эффективности: как анализировать процессы и принимать правильные решения

Для того чтобы успешно управлять бизнесом, необходимо анализировать процессы и результаты их выполнения. В этом помогут показатели эффективности. Они представляют собой различные характеристики, включая время, затраченное на исполнение, количество произведенной продукции, процент брака, уровень удовлетворенности клиентов и другие показатели. Оценивая их значения, можно понять, как повысить эффективность процессов и принять соответствующие решения.

Регламент – это схема или маршрут, а также совокупность правил, которые регулируют процесс. Он является необходимым условием для обеспечения точности и высокого качества работы, а также для соблюдения сроков исполнения.

Владелец - главный ответственный за процессы, в ходе которых участвуют многие люди, однако именно он несет ответственность за конечный результат. Этот человек обладает полным контролем над всеми ресурсами, необходимыми для достижения целей.

Статья "Поставщики и потребители: Важное звено в процессном подходе к управлению организацией"

Одно из важнейших звеньев процессного подхода к управлению организацией - это соответствующее взаимодействие поставщиков и потребителей. Поставщики являются тем звеном, которое гарантирует поступление необходимых элементов на вход процесса, а потребители - звеном, использующим результаты работы на выходе. Если где-то пропадет какое-то звено, то процесс не сможет запуститься или не будет востребован.

Поэтому процессный подход к управлению организацией заключается не только в выделении и описании бизнес-процессов, но и в том, чтобы обеспечить их автоматизацию и бесперебойное функционирование. Это возможно благодаря системе, которая специально разработана для этих целей. Речь идет о BPM-системах, которые являются специализированным программным обеспечением для управления взаимодействиями на предприятии.

Важно понимать, что BPM-системы - это не обычные ERP (системы планирования ресурсов предприятия). Они предназначены для реализации процессного подхода к управлению и обеспечивают поддержку процессных операций на всех уровнях компании. Они также позволяют автоматизировать рабочие процессы и повысить эффективность управления организацией в целом.

Таким образом, процессный подход к управлению организацией - это структурированный подход к управлению бизнес-процессами, который позволяет улучшить координацию работы команды, повысить эффективность бизнес-процессов и упростить управление, а внедрение BPM-систем является одним из ключевых инструментов для достижения успеха в этой области.

Понимание разницы между BPM-системами и классическими IT-решениями невероятно важно для предприятий. В отличие от ERP, BPM-системы полностью воспроизводят последовательность действий на программном уровне, и это гарантирует меньше ошибок в процессе выполнения. Но главным преимуществом BPM-системы является её широкая сфера применения, охватывающая все аспекты бизнеса. Например, в случае больших бизнес-процессов, которые включают в себя задачи, не связанные с документами, классическое ERP не всегда может решить проблему. Тогда с помощью BPM-системы можно создать схемы, которые сами ведут пользователя по заданному маршруту, определяют последовательность этапов и назначают ответственных за каждую стадию.

Посмотрим на пример процесса входного контроля сырья. При загрузке машины и оформлении приходного ордера в 1С BPM-система автоматически стартует процесс. Каждой партии сырья присваивается соответствующий статус и информация о ней сразу же передается в отдел качества. Затем посыльный отправляется на склад за образцами и осуществляет первичный контроль по чек-листу, после чего вносит данные в 1С. На следующем этапе задача переходит в лабораторию, где проводится физико-химический анализ образцов сырья. После внесения данных в систему процесс снова переходит в отдел качества, где на основе полученных сведений принимается решение о том, пропустить партию или нет. Если обнаруживается брак, система формирует задачу отделу снабжения. Показатели контроля сохраняются в системе, и взаимодействие всех сотрудников происходит в одном информационном пространстве.

Результаты явно показывают, что с BPM-системой бизнес становится эффективнее. Процессный подход позволяет экономить время, снижать расходы, повышать производительность и в конечном итоге увеличивать ценность продукта для потребителя. Более того, BPM-системы позволяют выстраивать визуальные карты маршрутов процессов с помощью специальных инструментов, упрощая контроль исполнения и избавляя сотрудников от лишней работы.

Фото: freepik.com